Excel in breve

I file di Excel sono comunemente definiti cartelle di lavoro ossia lo spazio in cui si elaborano e si memorizzano i dati.

La cella è l'unità al cui interno l'utente può inserire numeri, parole o formule, ossia operazioni che prendono in considerazione uno o più celle, ne esaminano il contenuto e restituiscono un risultato.

Le celle possono essere contraddistinte da diversi formati: Excel, in base al formato prescelto, è in grado di attribuire al contenuto della cella un significato particolare, che può essere quello di numero (come nell'esempio), di data, di valore percentuale, di testo e così via. Per scegliere il formato da attribuire alla cella, selezionare il menù formato, quindi cliccare su cella e attivare la finestra numero. Il vantaggio di attribuire un formato alla cella è particolarmente evidente in alcune situazioni: per esempio, se è stato scelto il formato percentuale e si inserisce il valore 0,4, apparirà automaticamente il valore 40%.

La struttura del foglio di lavoro può essere modificata a piacimento: se si ritiene opportuno aggiungere una colonna indicante il nome della banca con cui è stato effettuato il prelievo Bancomat, è sufficiente cliccare sulla lettera che identifica la colonna alla cui sinistra si vuole aggiungere la nuova colonna, aprire il menù inserisci e cliccare su colonna.

La formula più comune e utilizzata in Excel è la somma: se si desidera effettuare la somma del contenuto di due o più celle, è possibile ricorrere al pulsante di somma automatica, presente nella barra degli strumenti ed indicato con il simbolo di sommatoria. Una volta premuto questo pulsante, il programma propone un insieme di celle da includere nella somma (nella figura, quelle evidenziate dal bordo tratteggiato); se si desidera includere altre celle, basta selezionarle tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e poi premere invio. Nella cella apparirà la somma dei valori delle celle selezionate: nell'esempio, il totale delle entrate dal 2/10/1997 al 31/12/1997.

Lo scopo che si prefigge questo tutorial è descrivere brevemente le principali funzioni di Excel, attraverso l'esempio di un'applicazione sicuramente utile, nonché di facile apprendimento: il controllo delle proprie finanze.

Uno degli strumenti più interessanti di Excel è la possibilità di trovare dei valori nelle righe di un elenco utilizzando dei criteri di confronto. In questo esempio, ipotizzando un elenco di operazioni piuttosto lungo, potrebbe essere interessante poter estrarre dall'elenco tutte le operazioni di prelievo con il Bancomat. La strada più semplice è inserire un "filtro automatico" (menù dati | filtro | filtro automatico), che attribuisce in automatico alla prima riga dell'elenco la funzione di criterio di confronto. Nelle celle della prima riga appare una piccola freccia, cliccando sulla quale è possibile estrarre i valori desiderati: in questo caso, cliccando su descrizione operazione e scegliendo prelievo con bancomat, sono state estratte tutte le operazioni di prelievo con Bancomat. Per tornare a vedere tutte le operazioni, cliccare sulla stessa freccia e selezionare tutto.

Creare un grafico con Excel è immediato e semplice: è sufficiente stabilire quali sono i valori che devono essere rappresentati nel grafico, e per tutto il resto basta seguire i suggerimenti di Excel. Ipotizzando di voler vedere in un grafico l'andamento del saldo in relazione al tempo, occorrerà selezionare le celle contenenti le date e le celle contenenti i saldi. Per selezionare queste celle, è necessario in primo luogo selezionarne un gruppo (per esempio le date) tenendo premuto il tasto sinistro del mouse; poi tenere premuto il tasto ctrl, rilasciare il tasto del mouse e selezionare il secondo gruppo di celle. A questo punto premere il pulsante autocomposizione grafico, presente nella barra degli strumenti, e seguire le istruzioni, scegliendo il tipo di grafico più adatto. Excel consente di inserire il grafico nel foglio attivo come oggetto, oppure di creare un foglio apposito per il grafico.

Excel permette di effettuare collegamenti fra diversi fogli di lavoro, all'interno della stessa cartella. Nell'esempio proposto, la cella D17, corrispondente all'operazione di acquisto di 500 azioni Eni, non presenta un numero o una formula, bensì le coordinate della cella E6 presente sul foglio conto titoli, dove si trova l'importo pagato per l'acquisto delle azioni (numero di azioni per prezzo di acquisto, meno spese e commissioni).

La volontà di tenere separato l'andamento del conto corrente e i conteggi relativi all'acquisto di titoli non pregiudica quindi la possibilità di collegarne i valori. La modifica di una qualsiasi delle celle che generano il valore di acquisto non solo modificherà il numero contenuto nella cella E6, ma cambierà anche la cella D17 del foglio conto corrente.